8 советов для успешного управления email-воркфлоу

Email-воркфлоу — это не просто перемещение письма от «идеи» до «отправки», это оптимизация всего процесса и избавление от боли, которую испытывал каждый маркетолог:

*«Это согласовано?», «Это будет готово вовремя?», «А ‘.final_v3’ — это финальная версия»?*

Эти фразы слишком хорошо знакомы, потому что каждая отправка включает множество точек принятия решений и переменных, что может затруднить управление email-воркфлоу. Но при правильном подходе к email-воркфлоу вы можете свести к минимуму лишние движения и вывести эффективность на первый план.

Хотя вы можете не иметь полного контроля над требованиями, предъявляемыми к вашей команде email-маркетинга, вы можете влиять на то, как ваша команда выполняет свою работу.

В этом руководстве мы покажем вам, как выстроить email-воркфлоу, который не только ускорит ваши процессы, но и обеспечит меньшее количество ошибок и более плавный путь от концепции до папки «Входящие».

## Что такое управление email-воркфлоу в email-маркетинге?

Управление email-воркфлоу — это практика выполнения серии шагов, необходимых для запуска email-программы: от генерации идей до отправки и анализа после отправки.

У каждой команды, отправляющей письма, есть свой email-воркфлоу, но это не значит, что у каждой команды *хороший* воркфлоу. (В конце концов, это высокая планка).

Ваша стратегия управления email-воркфлоу должна включать:

Давайте углубимся в то, как это может выглядеть для вас и вашей команды.

### Рост базы подписчиков

В основе каждой успешной email-стратегии лежит ваша база подписчиков. Эти люди сами решили получать рассылки от вашего бренда, и без них даже ваши самые лучшие письма останутся незамеченными.

Формирование базы — это первый шаг в создании эффективного email-воркфлоу, который приносит ценность и улучшает опыт подписчиков. Давайте рассмотрим некоторые ключевые точки входа, где подписчики начинают свой путь:

**Главная страница сайта.** Это может быть форма подписки в нижней части страницы или в панели навигации. **Pop-up формы**. Формы подписки на рассылку, появляющиеся по времени или таргетингу, которые побуждают посетителей подписаться. **Социальные сети**. Используйте инструмент «ссылка в профиле» в Instagram или целевую страницу, адаптированную под профиль вашей компании. **Целевая страница**. Формы для контента с ограниченным доступом, эксклюзивных скидок и специальных предложений.

После того как вы настроите эти точки входа, убедитесь, что у вас есть правильные тактики маркетинговой автоматизации для бесперебойной работы вашего воркфлоу:

**Письмо с подтверждением подписки**. Обычно это первое письмо, которое подписчик получает от вашего бренда. Мгновенно подтверждает email-подписку, будь то одиночный (SOI) или двойной (DOI) опт-ин. **Письмо с доставкой лид-магнита**. Предоставляет доступ к обещанному контенту (например, электронной книге, чек-листу, промокоду). **Письма-подтверждения**. Для регистрации на вебинары, подтверждения заказов в электронной коммерции, напоминания о продлении подписки и других ключевых действий. **Приветственные письма**. Теплое приветствие, возможно, со скидкой в качестве стимула или простое знакомство с вашим брендом.

Наличие этих элементов закладывает основу для бесшовного email-воркфлоу, который заботится о ваших подписчиках на каждом этапе.

### Планирование

Искусство отличного воркфлоу характеризуется скорее гибкостью, чем контролем. Вместо создания жестких правил для вашего email-маркетинга, подумайте о создании легкой структуры.

Когда дело доходит до управления email-воркфлоу, все начинается с надежного плана. Без него все может быстро пойти не так. Установка реалистичных целей, сроков и ожиданий гарантирует, что все будут в курсе, а процессы будут идти гладко от начала до конца.

(Совет профи: шаблон планирования email-кампаний может помочь вам в этом!)

#### Ставьте реалистичные цели

Начните с размышлений о том, чего вы действительно хотите достичь с помощью каждой email-кампании. Вы пытаетесь увеличить продажи, заставить больше людей вовлекаться в ваш контент или увеличить базу подписчиков?

Что бы это ни было, сделайте ваши цели конкретными и измеримыми. Старайтесь не быть слишком амбициозными — стремитесь к прогрессу, а не к совершенству. Разбивка больших целей на более мелкие, выполнимые шаги помогает вам оставаться на пути, не чувствуя себя перегруженным.

#### Создавайте реалистичные сроки

Время всегда имеет значение, но спешка никогда ни к чему хорошему не приводит.

Спланируйте каждый этап процесса: от мозгового штурма идей и написания текстов до дизайна, тестирования и планирования отправки письма.

Учитывайте рабочую нагрузку вашей команды, чтобы не перегружать их. (А если вы команда из одного человека, обязательно тщательно учитывайте свои собственные ресурсы!) Оставляйте буферное время для последних правок или отзывов — всегда лучше заложить больше времени, чем отставать от графика.

Посмотреть этот пост в Instagram

Не забудьте учесть гибкость (в разумных пределах) как часть вашего email-воркфлоу.

#### Устанавливайте четкие ожидания

Открытая коммуникация решает все. Убедитесь, что каждый знает, чего от него ждут — кто что делает, когда нужно сдать работу и как выглядит процесс согласования. Таким образом, никто не будет гадать, и вы сможете избежать ненужной переписки. Когда все знают свою роль и сроки, это делает весь воркфлоу гораздо более управляемым и помогает избежать спешки в последнюю минуту.

Делитесь обязанностями и воркфлоу вашей команды в централизованном месте для большей прозрачности, четко обозначая роли и задачи.

Вот пример из собственной email-команды Litmus: указаны ключевые зоны ответственности каждого члена команды и то, как заинтересованные стороны могут связаться с ними по своим запросам.

**🔥 LitTip**: Такие инструменты, как Litmus, могут помочь вам создавать и отправлять лучшие письма быстрее. Узнайте больше о том, как Litmus может помочь.

### Производство

Время собрать все воедино! Здесь ваше планирование и стратегия начинают обретать форму.

Создание отличных email-кампаний — это не только написание идеального текста, но и наличие правильных систем для того, чтобы сделать весь процесс более плавным и быстрым. Вот тут-то и появляются email-модули и грамотная система email-дизайна. Организовав свой воркфлоу таким образом, вы можете сэкономить время и поддерживать единообразие во всех кампаниях.

В этом разделе мы покажем вам, как создавать email-модули, настраивать систему email-дизайна и писать тексты, которые находят отклик у вашей аудитории. Эти шаги помогут вам создать более эффективный процесс производства писем — облегчая их выпуск и доставку в папки «Входящие» ваших подписчиков. Давайте начнем!

#### Создавайте email-модули

Email-модули, иногда называемые компонентами, — это строительные блоки ваших писем. Создав и протестировав их заранее, вы сэкономите массу времени на разработке в будущем.

Их можно разделить на следующие категории:

**Сниппеты**, которые адаптированы для конкретного письма, например, кнопка призыва к действию (CTA). **Партиалы**, которые остаются неизменными в нескольких письмах, например, футер письма.

**🔥 LitTip**: с помощью Design Library в Litmus вы можете хранить и организовывать свои сниппеты в одном месте, что упрощает переход на модульную систему.

Успех email-рассылок на основе данных

Принимайте более разумные решения с помощью богатых и надежных данных. Понимайте поведение подписчиков и повышайте свой ROI.

#### Настройте систему email-дизайна

Когда дело доходит до email-дизайна, один из инструментов, который мы сочли невероятно эффективным — и который другие успешно применяют — это система email-дизайна. Эти системы строятся с учетом двух ключевых целей: эффективность и единообразие.

Система email-дизайна обычно включает:

— Фирменные цвета и активы, такие как логотипы, иконки и изображения

— Многоразовые email-модули для создания писем, такие как сниппеты и партиалы

— Настраиваемые email-шаблоны для последовательного использования в кампаниях

Вложение времени, ресурсов и усилий, необходимых для создания системы email-дизайна, того стоит. Поверьте нам — это меняет правила игры при масштабировании ваших email-усилий.

#### Пишите тексты для писем

Текст письма — это основа ваших кампаний; именно здесь сообщение встречается с дизайном, чтобы направить подписчиков к действию. Но написание текстов для email не похоже на написание для других маркетинговых каналов. Такие факторы, как количество символов и обрезка текста, могут решить судьбу вашего сообщения.

Все начинается с вашей стратегии email-маркетинга: согласуйте с заинтересованными сторонами ожидания, цели, CTA и сегментацию, чтобы подготовить почву для блестящих текстов.

Прежде чем приступить к написанию, не забудьте проконсультироваться со своим email-дизайнером, чтобы определить идеальное количество символов для вашего макета. Это гарантирует, что ваш текст органично впишется в дизайн и позволит избежать некрасивой обрезки.

#### Соберите ваше письмо

Теперь, когда текст готов, пора вдохнуть в него жизнь! Используйте заранее созданные email-модули, упомянутые ранее, чтобы сэкономить время, или перейдите на новый уровень, создав собственный набор многоразовых email-шаблонов.

Что делает отличный email-шаблон? Он должен:

— Иметь четкие, многоразовые компоненты, облегчающие создание писем.

— Быть тщательно протестированным (QA), чтобы все идеально работало в папке «Входящие» подписчика.

— Быть доступным и отлично выглядеть в Dark Mode.

Ваша следующая кампания ждет Выбирайте из широкого спектра профессионально разработанных email-шаблонов, чтобы выделить свои кампании и сэкономить время.

### Автоматизация

Мы рассмотрели оптимизацию повседневного воркфлоу email-маркетолога, но как насчет автоматизированного email-воркфлоу?

Автоматизированные письма запускаются и отправляются на основе поведения подписчика, его предпочтений или контактной информации. Эти письма работают в синергии для достижения определенной цели, например:

**Адаптация** новых клиентов или пользователей с помощью серии писем, знакомящих их с продуктом или услугой. **Напоминание подписчикам** с помощью письма о брошенной корзине. **Отправка теплого приветствия** новым подписчикам в приветственном письме. **Поздравление подписчиков** с помощью письма по случаю важной вехи (например, годовщины, дня рождения) из вашей CRM-системы для улучшения клиентского опыта. **Автоматизация писем-фоллоуапов** на основе конкретных действий, таких как заполнение формы на целевой странице или посещение вебинара.

Короче говоря, автоматизация email-воркфлоу может помочь вам делать больше с меньшими затратами — экономя время, снижая ручные усилия и гарантируя, что нужное сообщение дойдет до нужного человека в нужное время. Сплошной выигрыш!

### Тестирование

Прежде чем нажать «Отправить», найдите минутку, чтобы пропустить ваше письмо через контрольные точки и убедиться, что то, что вы создали, — это то, что увидят получатели. Цель состоит в том, чтобы убедиться, что письмо, которое создает ваша команда, *именно то*, что увидят подписчики в своем ящике: без битых ссылок, проблем с картинками или сюрпризов (например, белых полос в Outlook).

**🔥 LitTip: **С Litmus вы можете автоматизировать ручные задачи при QA-тестировании писем. Это включает:

**Тестирование на спам перед отправкой** для улучшения доставляемости. **Тестирование доступности**, чтобы убедиться, что ваше письмо могут читать все, независимо от их физических возможностей. **Предпросмотр писем** в более чем 100 email-клиентах и на устройствах, чтобы видеть их глазами подписчиков. **Автоматический поиск битых ссылок и изображений** с помощью Litmus Email Guardian. **Проверка ALT-текста и скорости загрузки** с помощью Litmus Previews & QA.

Проверяете письма вручную перед каждой отправкой? Это отличная привычка! Вот список ключевых моментов, за которыми нужно следить, чтобы убедиться, что все в порядке:

**Рендеринг**. Проверьте, правильно ли отображается письмо на мобильных устройствах, десктопах и в веб-клиентах. **Текстовая версия**. Убедитесь, что текстовые версии ваших писем визуально привлекательны и содержат рабочие ссылки. **Изображения**. Используйте изображения высокого разрешения (retina), чтобы гарантировать четкую и ясную графику, и проверьте, что ни одно изображение не сломано. Не забудьте добавить ALT-текст! **Динамический контент и персонализация**. Протестируйте динамический контент и убедитесь, что у вас есть резервные варианты (fallbacks) для персонализации. **Dark Mode**. Проверьте письмо в Dark Mode, чтобы убедиться, что цвета не инвертируются. **Merge-теги**. Убедитесь, что merge-теги работают должным образом и включают резервные варианты там, где это необходимо. **Время загрузки**. Старайтесь, чтобы время загрузки письма не превышало 2-3 секунд. **Размер файла**. Убедитесь, что размер письма меньше 102 КБ, чтобы Gmail его не обрезал. **Доступность**. Проверьте, доступно ли ваше письмо для программ чтения с экрана и людей с нарушениями зрения. **Ссылки**. Протестируйте ссылки, чтобы убедиться, что они работают и правильно отслеживаются (например, с помощью UTM-меток). **Аналитика**. Убедитесь, что ваш код аналитики добавлен и активирован для отслеживания эффективности кампании. **Текст предпросмотра**. Оптимизируйте текст предпросмотра, чтобы избежать некрасивой обрезки (обычно около 50 символов). При необходимости используйте наш лайфхак с текстом предпросмотра и помните, что сгенерированные ИИ сводки могут заменить ваш текст предпросмотра!

### Анализ

Время, потраченное на анализ того, как показали себя ваши письма, является ключевой частью любого успешного email-воркфлоу. Речь идет не только об отслеживании открытий и кликов — это об извлечении уроков из каждой кампании и их использовании для улучшения следующей.

Вот несколько вопросов, которые стоит задать себе:

— Как это письмо соотносится с вашими обычными результатами?

— Что показал ваш A/B-тест?

— Что можно вынести из этой кампании для улучшения следующей?

Анализ эффективности помогает усовершенствовать вашу стратегию и прокладывает путь к будущим успехам — за что ваше будущее «я» скажет вам спасибо. 💪

## Почему маркетинговым командам важно эффективно управлять email-воркфлоу?

Хорошо управляемый воркфлоу работает как отлаженный механизм: когда он работает плавно, он поддерживает бесперебойное движение двигателя ваших маркетинговых усилий.

Что наиболее важно, он облегчает ваши повседневные процессы, добавляя ясность и поддерживая порядок. Больше никаких догадок о том, кто что делает, и стресса из-за спешки в последнюю минуту (например, срочных просьб прислать еще одно письмо).

Хорошо управляемый email-воркфлоу работает настолько гладко, что когда неизбежно поступает запрос «а можем мы отправить еще одно письмо?», вы можете справиться с ним без проблем.

Посмотреть этот пост в Instagram

Как выглядит эффективный email-воркфлоу в маркетинге?

**Повышает эффективность и продуктивность.** Автоматизирует повторяющиеся задачи и устраняет избыточность, возвращая вам время в течение дня для сосредоточения на планировании, стратегии, анализе, A/B-тестировании — чего угодно. **Обеспечивает единообразие и брендинг.** Использует повторяемые процессы (например, email-модули), сниппеты и партиалы, систему email-дизайна и email-шаблоны для поддержания стандартов бренда — независимо от того, кто создает письмо. **Улучшает точность.** Интегрирует инструменты для бесшовной передачи данных и минимизации ошибок (в конце концов, все мы люди!). **Повышает прозрачность и сотрудничество.** Централизует воркфлоу, создавая единый источник достоверной информации — удерживая всех участников в курсе и на одной волне. **Способствует масштабируемости и росту.** Оптимизирует создание писем, чтобы освободить время для экспериментов и расширения вашей программы. **Поддерживает соответствие требованиям.** Автоматически включает юридически обязательные элементы для обеспечения комплаенса. **Предоставляет ценные инсайты.** Управляет последовательными усилиями более эффективно и дает ценные возможности для итераций и улучшений.

### Каковы общие проблемы в управлении email-воркфлоу?

Каждый хочет, чтобы работа была максимально простой и эффективной — так почему же так много команд испытывают трудности со своими процессами?

Согласно нашему исследованию, самыми большими препятствиями, с которыми сталкиваются маркетологи при производстве писем, являются создание, дизайн и тестирование писем. Другими серьезными барьерами являются сбор отзывов, создание контента и получение одобрения.

Очевидно: занятым email-маркетологам приходится нелегко. Давайте разберем типичные препятствия в управлении воркфлоу, которые замедляют работу команд.

### Отсутствие централизованных процессов и инструментов для совместной работы

Использование разных маршрутов и видов транспорта подходит для встречи с друзьями, но то же самое не работает для email-воркфлоу.

Если члены команды и заинтересованные стороны используют немного разные процессы и инструменты, есть большая вероятность, что вы потеряете важную информацию по пути. Как минимум, отсутствие централизованных методов и инструментов замедляет ваш email-воркфлоу.

### Ненадежный процесс согласования, приводящий к задержкам

Когда мы опрашивали email-команды об их воркфлоу, двумя наиболее частыми узкими местами были сбор отзывов и получение одобрения от всех заинтересованных сторон. Слишком много утверждающих лиц и фрагментированный процесс проверки вызывают задержки в email-воркфлоу.

**🔥 LiTip: **Используйте такой инструмент, как **Litmus Proof**, чтобы оптимизировать процесс, централизуя отзывы в одном месте — так же, как это уже делают более 700 000 пользователей, полагающихся на него для четкого и эффективного сотрудничества.

### Трудности с контролем версий и отслеживанием изменений

Ваш почтовый ящик и мессенджеры заполняются слишком быстро, чтобы полагаться на них при отслеживании отзывов и изменений для каждой email-кампании. Хотя неформальный контроль версий и изменений может какое-то время работать в команде из одного-двух человек, по мере роста вашей команды и объемов выпуска это может привести к проблемам.

### Невозможность интеграции с другими маркетинговыми инструментами и системами

Если вам кажется, что вы работаете на «острове email-маркетинга», вы не одиноки. Только 24% программ email-маркетинга глубоко интегрированы с другими маркетинговыми каналами!

Ручное перемещение информации между инструментами занимает время и может привести к ошибкам. Или вы можете оставить ценные инсайты неоткрытыми из-за того, что маркетинговые инструменты и системы не интегрируются. А переход на другую ESP без стратегии может привести к множеству проблем.

### Отнимающие много времени ручные задачи и повторяющиеся процессы

Одна песчинка незначительна, но сложите их вместе, и вы получите пляж.

Небольшие ручные задачи и повторяющиеся процессы не кажутся проблематичными, но мелкие неэффективности накапливаются. Учитывая, что 62% команд email-маркетинга тратят на создание письма две недели и более, даже крошечная экономия времени на каждом сообщении суммируется в течение года.

## 8 советов и лучших практик для лучшего управления вашим email-воркфлоу

Да, весь процесс вашего email-воркфлоу имеет множество движущихся частей. Но даже несколько простых изменений могут кардинально улучшить работу вашей команды. Давайте рассмотрим несколько советов по управлению вашим email-маркетингом:

— Установите четкие роли и обязанности.

— Создайте централизованный email-календарь для членов вашей команды.

— Внедрите инструменты для совместной работы и эффективного общения.

— Оптимизируйте процесс согласования.

— Разработайте стандартизированные email-шаблоны и руководства.

— Используйте автоматизацию воркфлоу для оптимизации процессов.

— Внедрите проверки качества (QA) и тестирование.

— Постоянно анализируйте и оптимизируйте эффективность email-рассылок.

### Совет 1: Установите четкие роли и обязанности

Когда каждый четко понимает, что ему нужно делать, он может отточить свои навыки и избежать дублирования работы.

Первый шаг к улучшению вашего email-воркфлоу — это прописать ваш текущий процесс и убедиться, что каждый знает свою роль. Установление обязанностей также помогает выявить пробелы в вашем воркфлоу, которые могут вызывать задержки.

Что предпринять:

— Создайте чек-лист для отправки письма и распределите задачи между членами команды

— Управляйте разрешениями в вашей системе автоматизации email-маркетинга, чтобы люди фокусировались на своих обязанностях

### Совет 2: Создайте централизованный email-календарь для членов вашей команды

Знание того, что ждет впереди, помогает в планировании ресурсов и распределении обязанностей. Рабочая нагрузка не всегда будет идеально сбалансирована, но централизованный календарь email-кампаний помогает.

Попробуйте следующее:

— Начните с инструментов, которые вы знаете — 60% команд используют приложения Google, такие как Drive и Calendar, для планирования email-контента.

— Резервируйте время для планирования в календаре задолго до важных кампаний, таких как Черная пятница и Киберпонедельник.

### Совет 3: Внедрите инструменты для совместной работы и эффективного общения

Сотрудничество и общение по email становятся проще и быстрее с правильными инструментами. Такие приложения, как Slack, Jira, Asana и Trello, помогают email-командам отслеживать работу и распределять ее.

Следующие шаги для рассмотрения:

— Используйте наш бесплатный шаблон email-воркфлоу для Trello.

— Просмотрите свои последние несколько серий писем, чтобы найти повторяющиеся задачи. Можете ли вы автоматизировать задачи (или любые напоминания) в вашем ПО для управления проектами?

### Совет 4: Оптимизируйте процесс согласования

Наличие свежего взгляда на сообщение перед его отправкой всему списку рассылки — это здорово. Тем не менее, процесс согласования может разрастись до неуправляемых масштабов. Старайтесь включать только необходимых заинтересованных лиц и держать комментарии и вопросы в одном месте.

Учтите следующее:

— Избавьтесь от отзывов по email и убедитесь, что все используют один и тот же метод, даже если это просто Google Doc.

— Ограничьте количество рецензентов писем до 2-3 человек.

### Совет 5: Разработайте стандартизированные email-шаблоны и руководства

Email-шаблоны и системы дизайна ускоряют производство писем и создают единообразие бренда.

Практические следующие шаги:

— Создайте стандартизированные email-шаблоны, чтобы экономить до часа на каждой кампании.

— Внедрите систему email-дизайна.

### Совет 6: Используйте автоматизацию воркфлоу для оптимизации процессов

Email-интеграции (например, интеграция с Salesforce Marketing Cloud) — ваш лучший друг в управлении email-воркфлоу, потому что они автоматизируют повторяющиеся задачи. Например, интеграция Litmus и Slack отправляет обновления статуса в реальном времени и запросы на согласование, чтобы поддерживать движение проектов. Ищите связи между вашими инструментами, чтобы автоматически перемещать работу между приложениями, отправлять оповещения и управлять текущими кампаниями.

Что предпринять:

— Используйте Litmus Assistant Beta для автоматического создания тем писем, проверки тональности и перевода текстов для ускорения работы.

— Синхронизируйте вашу ESP и email-редактор, чтобы автоматически переносить код письма между средами.

### Совет 7: Внедрите проверки качества (QA) и тестирование

QA-тестирование писем — это обязательное условие, которое не должно тормозить процесс. Начните с простого чек-листа QA для быстрого ориентира в том, что нужно сделать, или автоматизируйте части тестирования, такие как проверка на спам-фильтры и рендеринг на устройствах.

Попробуйте следующее:

— Используйте Litmus, чтобы увидеть, как ваше письмо выглядит на разных устройствах и в браузерах, не отправляя его вручную себе.

— Адаптируйте процесс тестирования к вашей среде разработки и команде, например, используя тестовые email-адреса для конкретных проектов.

### Совет 8: Постоянно анализируйте и оптимизируйте эффективность email-рассылок

Каждая кампания — это возможность для обучения, как внутреннего, так и внешнего. Анализируйте эффективность писем, чтобы выявить предпочтения вашей аудитории и создавать лучшие письма с первого раза. Регулярно проверяйте также и свой воркфлоу, чтобы найти области для улучшения.

Следующие шаги для рассмотрения:

— Используйте email-аналитику, чтобы найти самые популярные устройства, а затем сузьте область тестирования, чтобы сэкономить время и работать для большинства вашей аудитории.

— Отслеживайте время, необходимое для создания письма от начала до конца, и следите за тем, как оно меняется.

## Преобразуйте ваши email-кампании и весь процесс уже сегодня!

Надежная стратегия email-маркетинга, вероятно, будет состоять из множества движущихся частей, и ваш тип воркфлоу будет варьироваться от программы к программе (особенно если вы используете ИИ в email-воркфлоу). Независимо от того, создаете ли вы email-модули, настраиваете систему дизайна или настраиваете процесс QA, каждый шаг в вашем воркфлоу приближает вас к лучшим и быстрым результатам.

Помните, что ключ к успеху — это последовательность и оптимизация: продолжайте совершенствовать свой воркфлоу, и вы будете готовы взяться за любую кампанию с уверенностью.