5 убийц продуктивности для email-команд: запись вебинара + ответы на вопросы

Когда продуктивность на высоте, ваша команда работает синхронно, а вы легко укладываетесь в сроки, выпуск кампаний может стать — осмелюсь сказать? — даже приятным процессом. Но такая идеально отлаженная машина — большая редкость.

Почему большинство email-команд работают менее продуктивно, чем хотелось бы? Мы объединились с экспертами по продуктивности из Trello, чтобы рассмотреть главные ошибки, которые убивают командную эффективность, и поделиться тем, что вы можете сделать, чтобы помочь своей команде создавать лучшие письма быстрее.

Не успели посмотреть вебинар в прямом эфире? Не волнуйтесь. Вы можете получить доступ к полной записи и в любое время прочитать ответы на вопросы ниже.

## Вопросы и ответы

Большое спасибо всем, кто задавал вопросы во время вебинара! Ниже представлен обзор наших ответов на самые популярные вопросы, а также наше мнение по некоторым темам, которые мы не успели затронуть в прямом эфире. У вас остались дополнительные вопросы? Пожалуйста, оставляйте их в комментариях.

### Как Litmus и Trello справляются с согласованиями?

**Джейсон Родригес**: Мы все чаще полагаемся на централизованные инструменты для сбора согласований. Мы используем Litmus Proof для сбора обратной связи и утверждения кампаний перед отправкой, а также Asana для управления проектами, где члены команды отмечают согласования как задачи, назначенные на ранних этапах проекта владельцем.

Ключ к успеху здесь — использовать согласованные методы получения одобрений вместо хаотичных подходов. Мы общались со слишком большим количеством команд, которые используют цепочки писем, устные отзывы и другие ненадежные каналы для сбора согласований от разных людей и отделов, что почти всегда является огромным препятствием для продуктивности. Мы сами сталкивались с подобными трудностями, поэтому изначально и создали Litmus Proof.

**Крис Каундэрт**: В Trello мы проводим проверку и согласование с помощью карточек Trello. У нас четко определенный процесс с последовательными дедлайнами, которые (как правило) позволяют нам придерживаться графика. Кроме того, мы все вместе спроектировали и выстроили наш процесс, поэтому все участники находятся в едином информационном поле.

### Как избежать правок в последнюю минуту после того, как письмо уже было согласовано?

**Крис**: Это сложная проблема. Настолько, что вы никогда не сможете *полностью* избежать правок в последний момент. Тем не менее, есть несколько прямых подходов, которые могут сделать процесс чуть более плавным.

Во-первых, я рекомендую изменить мышление относительно процесса работы над письмом. Мне удалось добиться успеха, структурируя наш процесс как совместную деятельность, а не просто как выполнение заказов (как в рекламном агентстве). Когда я больше вовлекаю стейкхолдеров в процесс, все проходит значительно легче. Лучшая возможность для сотрудничества — это этап определения и планирования кампании.

Во-вторых, добавление небольшого запаса времени в графики может очень помочь. Старайтесь выстроить процесс так, чтобы между финальным согласованием и запуском было время на «дыхание». Например, если вам нужно одобрение к 16:00, попробуйте установить дедлайн на 14:00 и посмотрите, поможет ли это.

### Как убедиться, что вы получаете полные и точные требования от своей команды заранее, а не «охотитесь» за ними?

**Джейсон**: Формализация требований и процесса их сбора — отличный способ избежать последующего поиска информации. Создание формы (например, в Google Forms), использование email-брифа или шаблонов карточек в Trello — все это хорошие способы формализовать процесс. Главное — использовать один и тот же инструмент для *каждой отдельной кампании* и убедиться, что он собирает всю необходимую информацию: от целей и аудитории до дизайна, текстов, KPI и контактов заинтересованных лиц.

**Крис**: Структура — ваш лучший друг! Создайте последовательный и повторяемый процесс запросов. В Trello мы используем Google Form, подключенную к доске Trello через Zapier. Запрашивающие обязаны заполнить каждый пункт формы, чтобы заявка была принята. Это сокращает время на поиски информации и освобождает его для запуска кампаний.

### Как убедить руководство придерживаться email-процесса?

**Крис**: Хотя каждый менеджер уникален, я считаю, что руководство обычно очень восприимчиво к аргументам, основанным на данных. Если вы сможете наглядно показать реальные издержки и минусы отсутствия процесса, вы сможете изменить их мнение.

Слайды к этому вебинару (в дополнение к отчету Litmus «State of Email») должны помочь вам проиллюстрировать, что отсутствие системы стоит компании денег.

### Как лучше всего сократить список версий писем для проверки? Как узнать, какие email-клиенты наиболее популярны среди подписчиков?

**Джейсон**: Лучший способ — использовать инструмент вроде Litmus Email Analytics, чтобы увидеть, какие email-клиенты и движки рендеринга на самом деле используют ваши подписчики. Мы позволяем видеть, сколько подписчиков открывают письма на веб-, десктопных и мобильных клиентах, чтобы вы не тратили время на тестирование в программах, на которые даже не отправляете письма. Если вы не являетесь клиентом Litmus, вы можете получить представление о популярных клиентах на сайте emailclientmarketshare.com. Каждый месяц мы агрегируем анонимные данные с нашей платформы и ранжируем топ-10 клиентов по всему миру.

**Крис**: Развивая мысль Джейсона, здесь отлично работает Принцип Парето. Идея в том, что 20% усилий дают 80% результата. Используйте доступные аналитические инструменты, чтобы понять, как подписчики открывают ваши письма. Убедитесь, что письма отлично выглядят в самых популярных клиентах. Ничего страшного, если отображение не пиксель-в-пиксель в клиенте, который почти никто не использует.

### Как подходить к email-совещаниям, чтобы они не пожирали продуктивность?

**Джейсон**: Как и в случае со всеми встречами, следуйте нескольким правилам:

— Ограничьте круг участников только необходимыми лицами, чтобы не тратить время зря.

— Имейте четкую повестку со ссылками на ресурсы (брифы) и целями встречи.

— Четко озвучьте желаемый результат. Работайте над его достижением, не отвлекаясь. Вопросы всегда можно обсудить в Slack или на другой встрече, если нужно.

— Имейте четкое время начала и окончания, уважающее календари коллег. Старайтесь не вторгаться в «глубокую работу», чтобы избежать многозадачности.

Многих встреч можно избежать благодаря четкому процессу и разделению ответственности, а также наличию централизованного источника правды для кампаний — попробуйте сначала разобраться во всем там.

**Крис**: В Trello мы выполняем большую часть email-задач асинхронно. Когда нам нужно встретиться, чтобы обсудить письмо, мы всегда приходим с четкой повесткой.

Выстраивание хорошего процесса сильно сокращает потребность в совещаниях. Например, если вы собираете требования к письмам на встречах, внедрите формальную систему запросов. Это само по себе может устранить необходимость в таких встречах.

### Где вы храните ассеты, копии и код? Используете ли вы что-то вроде Dropbox?

**Джейсон**: Мы используем два основных инструмента: Google Docs и Litmus Builder. Написание текстов — это командный вид спорта в Litmus, и Google Docs — наше основное место работы. Как только текст готов, наша команда дизайна и верстки разрабатывает кампании в Litmus Builder перед синхронизацией с нашим ESP (после прохождения Proof и Checklist!).

Многие команды используют облачные хранилища вроде Dropbox, Google Drive и OneDrive, поэтому мы сделали удобную синхронизацию писем с Litmus через интеграции.

**Крис**: Я определенно рекомендую использовать централизованное место для хранения файлов. Dropbox и Google Drive отлично подходят. В Trello мы активно используем Confluence, Litmus Builder и Google Docs для совместной работы.

### Есть ли более автоматизированный способ получения согласований?

**Джейсон**: Да! Мы создали Litmus Proof с этой целью. Litmus Proof позволяет собирать отзывы и согласования в одном централизованном месте прямо поверх письма. Самый простой способ автоматизировать процесс — добавить клиентов или стейкхолдеров как «Рецензентов» (Reviewers). После этого вы можете отмечать их через @mention в Litmus Proof, и мы отправим им уведомление с просьбой проверить и утвердить. Прелесть Proof в том, что если есть ошибки, вы можете вернуться в код в Builder, исправить их и отправить изменения обратно на второй круг проверки.

**Крис**: Совет по автоматизации в Trello: используйте команды Butler, чтобы убрать часть ручных шагов. Например, когда чек-лист завершен, можно запустить действие (например, комментарий с просьбой к конечному согласующему посмотреть результат).

Внимательно посмотрите на любые задачи, которые вы делаете постоянно, и вы найдете отличные возможности для автоматизации!

### Как избежать ситуаций, когда стейкхолдеры сами решают отправить кампанию до того, как она готова?

**Джейсон**: Опять же, здесь вступают в игру четко определенные роли и рабочий процесс. Убедитесь, что все знают правила отправки кампании. Если стейкхолдер знает, что перед отправкой идет финальный этап контроля качества, он с большей вероятностью будет уважать этот шаг, а не пропускать его. Также полезно иметь выделенные роли для каждой части производства, включая отправку. Наличие человека, который проверяет списки рассылки, сегментацию и спам-тесты перед нажатием кнопки «Отправить», остановит большинство проблем. Если кто-то постоянно действует самовольно, вероятно, стоит ограничить их права на отправку.

Когда вы поймете, какая информация вам нужна в брифе, проведите ознакомительную встречу со всеми, кто заказывает рассылки. Покажите, как это работает, приведите примеры полезной и бесполезной информации. Как и во всем остальном: чем больше вы просвещаете коллег, тем лучше будет результат.