Как провести аудит email-рассылок

Возможно, вы видели наши недавние публикации в серии блогов о миграции ESP: «Новый CMO. Новый стек MarTech. Что дальше?» и «Планируете сменить ESP? 7 ключевых вопросов, которые нужно задать в первую очередь». Это следующая статья в серии. После того как вы приняли решение о переходе, мы рекомендуем следующий шаг — провести аудит email-рассылок. Аудит вашей программы перед фактической миграцией на новый ESP поможет вам:

— Получить четкое представление о том, что именно нужно перенести в новый ESP.

— Понять, какие письма и программы больше не нужны.

— Выявить пробелы в вашей email-программе, чтобы устранить их после миграции.

Так как же провести аудит email-рассылок? Рассмотрим несколько простых шагов.

## Шаг 1: Документирование

Независимо от размера вашей email-программы, она, вероятно, состоит из множества активов, писем и материалов, разбросанных по различным приложениям, программам и файловым системам. Соберите их все в одном документе, чтобы получить полное представление о том, что нужно перенести в новый ESP.

## Шаг 2: Что нужно задокументировать?

Отличный вопрос. Подумайте обо всех компонентах, из которых состоит ваша email-программа, включая менее очевидные элементы. Например, правила, которые вы обычно используете для списков или сегментации. Их нужно будет воссоздать в новом ESP. Скорее всего, у вас есть:

— Письма (внутри и вне текущего ESP)

— Шаблоны писем (внутри и вне текущего ESP, если у вас нет Litmus)

— Медиаактивы, включая изображения

— Автоматизации или потоки писем

— Целевые страницы

— Формы

— Списки

— Сегменты или правила

— API

Этот шаг займет некоторое время и должен быть совместной работой. Возможно, вы не единственный человек в вашей организации, использующий ESP, поэтому обратитесь к другим членам команды. Задайте им важный вопрос: что им может понадобиться перенести в новый ESP.

Не знаете, что спросить? Вот шаблон, который поможет начать:

Привет!

Как вы, возможно, знаете, мы рассматриваем возможность миграции с {название текущего ESP} в ближайшие месяцы. Вы регулярно используете {название текущего ESP}? Если да, мне нужна ваша помощь в оценке ESP и, если мы решим перейти, сделать этот процесс максимально плавным и безболезненным. Я хотел бы понять, как вы сейчас используете {название текущего ESP}. Например:

— Отправляете или создаете письма?

— Используете ли вы {название текущего ESP} для хранения медиа или активов?

— Создаете ли вы или кто-то из вашей команды активы, которые существуют только в {название текущего ESP}?

— Отправляете ли вы данные в {название текущего ESP} в каком-либо виде?

Принимая это решение, мне понадобится ваша помощь, чтобы понять, что нужно перенести, а что можно удалить. Можете сообщить мне об этом до {дата}?

Спасибо за помощь!

## Шаг 3: Как документировать всё?

Как упоминалось в Шаге 1, ключ к успешному документированию — это сотрудничество. Не храните документ аудита email-рассылок только на своем рабочем столе. В Litmus мы создали простую таблицу с отдельными листами для каждого идентифицированного актива, который нужно было перенести. На каждом листе мы указали ссылки на местоположение активов, необходимость обновлений (особенно для писем и шаблонов писем) и статус миграции.

В процессе миграции статус каждого актива обновлялся, чтобы показать, был ли он перенесен или нет — и почему. Также мы добавили информацию о том, куда были перенесены новые программы, шаблоны писем и т. д. в новом ESP. Мы подготовили пример таблицы аудита email-рассылок, которую вы можете использовать как есть или создать свою собственную, взяв этот пример за основу.

## Шаг 4: Делегируйте!

Вы могли заметить общую тему в вышеуказанных шагах — сотрудничество. Миграция на новый ESP часто затрагивает маркетинг, инженерные службы, операционные подразделения и другие команды. Обратитесь к коллегам за помощью в процессе документирования.

## Шаг 5: Создайте график аудита

Последний шаг — убедиться, что у вас есть график аудита, поскольку аудит — это лишь небольшой этап всего процесса миграции. Важно завершить его до начала настройки в новом ESP.

## В ИДЕАЛЬНОМ МИРЕ…

Вы документировали свою email-программу на протяжении всего пути. Но в результате аудита у вас будет полное представление о том, как ваша организация использует ESP. Для email-команд этот документ — если его поддерживать в актуальном состоянии — станет бесценным ресурсом. Вы никогда не потеряетесь, когда вас спросят, какие email-кампании по воспитанию клиентов сейчас активны или как вы сегментируете аудиторию. Держите документацию аудита email-рассылок в актуальном состоянии, доступной и легко редактируемой — ваше будущее «я» скажет вам спасибо.

После аудита программы вам нужно будет оценить различные ESP и получить одобрение перед дальнейшими действиями. Следите за нашим следующим блогом в серии на эту тему.