5 убийц производительности для команд электронной почты: запись вебинара + Q&A

Когда производительность высока, ваша команда работает слаженно, и вы легко справляетесь с задачами, отправка кампаний может быть — осмелюсь сказать? — веселой. Но такая хорошо отлаженная машина — редкое явление. Почему большинство команд электронной почты менее продуктивны, чем они бы хотели? Мы объединились с экспертами по производительности из Trello, чтобы рассмотреть самые большие ошибки, которые убивают производительность команды, и поделиться тем, что вы можете сделать, чтобы помочь вашей команде создавать лучшие электронные письма быстрее. Не успели посмотреть вебинар в прямом эфире? Не волнуйтесь. Вы можете получить доступ к полной записи и прочитать Q&A ниже. ## Q&A Большое спасибо всем, кто принял участие в вебинаре с вопросом! Вот краткий обзор наших ответов на самые популярные вопросы, а также наши мысли о некоторых вопросах, которые мы не успели обсудить во время прямой трансляции вебинара. Есть ли у вас дополнительные вопросы? Пожалуйста, оставьте их в комментариях. ### Как Litmus и Trello обрабатывают утверждения? **Джейсон Родригез**: Все больше и больше мы полагаемся на централизованные инструменты для сбора утверждений. Для нас мы используем Litmus Proof для обратной связи и утверждения кампании до отправки, и Asana для управления проектами, где члены команды подтверждают утверждения как задачи, которые назначаются на ранней стадии проекта владельцем проекта. Ключевым моментом здесь является использование согласованных методов для сбора утверждений вместо методов ad-hoc. Мы поговорили с слишком многими командами, которые используют электронные письма, устную обратную связь и другие ненадежные каналы, чтобы попытаться сдержать утверждения от разных людей и отделов, что почти всегда является огромным убийцей производительности. У нас были подобные боли, поэтому мы построили Litmus Proof в первую очередь. **Крис Каундарт**: В Trello мы обрабатываем наш обзор и утверждение на картах Trello. У нас есть хорошо определенный процесс с последовательными сроками, который (обычно) держит нас на правильном пути. Мы также все вместе спроектировали и построили наш процесс, поэтому каждый заинтересованный человек находится на одной странице. ### Как можно избежать последних изменений в электронном письме после того, как оно уже было утверждено? **Крис**: Это трудная проблема для решения. Так трудна, что вы никогда не *полностью* избежите последних изменений. С учетом этого, я думаю, что есть некоторые прямые подходы, которые вы можете использовать, чтобы сделать это немного проще. Во-первых, я рекомендую попытаться изменить мышление об электронном процессе. У меня был успех, пытаясь структурировать наш процесс как совместный опыт, а не просто принятие запросов и их выполнение (как внутреннее агентство). Когда я включаю заинтересованного человека в процесс, все проходит значительно гладше. Самая большая возможность для сотрудничества — на начальном этапе при определении и планировании кампании. Во-вторых, добавление некоторого буфера к вашим срокам может многое сделать. Постановка и структуризация процесса, чтобы дать некоторое время для дыхания между окончательным утверждением и развертыванием, может помочь. Например, если вам абсолютно необходимо утверждение к 16:00, попробуйте установить срок на 14:00 и посмотрите, поможет ли это. ### Как можно убедиться, что вы получаете полные и точные требования от вашей команды заранее, а не охотитесь за ними? **Джейсон**: Официализация ваших требований и процесса сбора — отличный способ избежать охоты за ними позже. Настройка формы в чем-то seperti Google Forms для сбора информации, использование электронного брифа или создание шаблонов карт по умолчанию в Trello — все это хорошие способы официализации этого процесса. Ключевым моментом является использование одного и того же инструмента для *каждой кампании* и убедиться, что он собирает всю информацию, которая вам нужна, от целей и аудитории до дизайна и копийных активов, KPI, заинтересованных сторон и многое другое. **Крис**: Структура — ваш друг здесь! Создание последовательного и повторяющегося процесса запроса может помочь собрать требования на начальном этапе. В Trello мы используем форму Google, связанную с доской Trello через Zapier. Запрашивающие должны заполнить каждый вопрос в форме, чтобы сделать запрос. Это приводит к меньшему времени, потраченному на поиск информации, и больше времени на отправку кампаний. ### Как можно убедить вашу команду управления приверженности процессу электронной почты? **Крис**: Хотя каждый менеджер и команда управления разные, я обычно нахожу руководство очень восприимчивым к хорошей, основанной на данных, истории. Если вы можете начать иллюстрировать реальные затраты и недостатки отсутствия процесса электронной почты, вы можете изменить их мышление. Слайды для этого вебинара (в дополнение к отчету Litmus о состоянии электронной почты) должны помочь вам начать иллюстрировать, что отсутствие процесса стоит вашей компании. ### Какой лучший способ разбить список электронных предпросмотров, которые мы просматриваем? Как мы можем знать, какие электронные клиенты наиболее популярны среди наших подписчиков? **Джейсон**: Лучший способ — использовать инструмент, такой как Litmus Email Analytics (или что-то, предоставленное вашим ESP), чтобы увидеть, какие электронные клиенты и движки рендеринга ваши подписчики фактически используют. Мы позволяем вам увидеть, сколько подписчиков открывают на вебе, рабочем столе и мобильных устройствах — включая фактические клиенты, которые они используют — чтобы убедиться, что вы не тратите время на тестирование в электронных клиентах, которые вы даже не отправляете. Если вы не являетесь клиентом Litmus, вы можете получить хорошее представление о наиболее популярных электронных клиентах, посетив emailclientmarketshare.com. Каждый месяц мы агрегируем анонимные данные из нашей платформы аналитики и ранжируем топ-10 электронных клиентов во всем мире. **Крис**: Расширяя то, что сказал Джейсон, это отличное место, чтобы применить принцип Парето. Идея заключается в том, что 20% ваших усилий будут генерировать 80% ваших результатов. Используйте аналитические инструменты, доступные вам, чтобы выяснить, как ваши подписчики открывают ваше электронное письмо. Убедитесь, что ваши электронные письма выглядят отлично в этих лучших клиентах. Это нормально, если это не идеально в электронном клиенте, который не используется вашими подписчиками. ### Как следует подходить к связанным с электронной почтой встречам, чтобы они не были убийцами производительности? **Джейсон**: Как и со всеми встречами, вы должны следовать нескольким рекомендациям: — Ограничьте встречу только необходимыми сторонами, чтобы не тратить время людей. — Имеете четкую повестку дня с ссылками на ресурсы (например, электронные брифы) и цели встречи. — Будьте явными с тем, какой результат вы ожидаете от встречи. Работайте над этим результатом, не уходя в сторону. Вы всегда можете перенести вещи в Slack или на другую встречу, если необходимо. — Имеете четкое время начала и окончания, которое уважает календари людей. Попробуйте не врезаться в глубокую работу людей, чтобы избежать дорогостоящего многозадачия. Многие встречи можно избежать, имея четкий процесс и обязанности, в сочетании с центральным источником истины для электронных кампаний — поэтому попробуйте все это сначала. **Крис**: В Trello мы управляем большинством нашей работы по электронной почте асинхронно через Trello. Когда нам нужно встретиться, чтобы обсудить электронное письмо, мы всегда входим с четким повесткой дня о том, что нам нужно обсудить. Хорошо спроектированный процесс может многое сделать, чтобы уменьшить необходимость в встречах. Например, если вы обнаружите, что проводите встречи, чтобы собрать требования электронной почты, реализуйте формальный процесс запроса, который по сути заполняет электронный бриф. Это может вероятно уменьшить или исключить необходимость в таких встречах. ### Где вы фактически храните активы, копию и код? Используете ли вы что-то вроде Dropbox? **Джейсон**: Мы используем два основных инструмента для активов электронной почты: Google Docs и Litmus Builder. Написание копии — это командный спорт в Litmus, и Google Docs — это то место, где мы практикуем. Как только копия готова, наша удивительная команда электронной почты фактически проектирует и разрабатывает кампании в Litmus Builder, прежде чем синхронизировать все с нашим ESP (после того, как мы проработаем Proof и Checklist, конечно!). Многие команды используют облачных провайдеров хранения, таких как Dropbox, Google Drive и OneDrive, поэтому мы сделали это легко для клиентов синхронизировать электронные письма с Litmus с помощью наших интеграций. **Крис**: Я определенно рекомендую использовать централизованное место для хранения активов. Инструменты, такие как Dropbox и Google Drive, работают отлично. В Trello мы используем много Confluence, Litmus Builder и Google Docs для обмена и сотрудничества. ### Есть ли более автоматизированный способ получить утверждения для электронных писем? **Джейсон**: Да! Мы построили Litmus Proof с этим в виду. Litmus Proof позволяет собрать обратную связь и утверждения в одном централизованном месте, прямо на электронном письме. Самый простой способ автоматизировать этот процесс — добавить клиентов или заинтересованных сторон как рецензентов Litmus в вашем аккаунте. Как только добавлены, вы можете @упомянуть их в Litmus Proof, и мы запустим электронное письмо, чтобы побудить их просмотреть и утвердить. Красота Proof заключается в том, что — если есть проблемы, которые необходимо исправить — вы можете вернуться в код в Builder, чтобы исправить его, и затем отправить эти изменения обратно в Proof для второго раунда обзоров. **Крис**: Для конкретной автоматизации Trello вы можете использовать команды Butler, чтобы помочь удалить некоторые шаги на пути. Например, когда чек-лист завершен, вы можете запустить другое действие (например, комментарий, чтобы попросить окончательного утверждателя взглянуть). Возьмите близкий взгляд на любой тип задачи, которую вы делаете снова и снова, и вы найдете отличные возможности для автоматизации! ### Есть ли способ избежать того, чтобы заинтересованные стороны брали на себя ответственность за отправку кампании до того, как она будет готова? **Джейсон**: Снова я думаю, что это то место, где четко определенные роли и рабочий процесс вступают в игру. Убедитесь, что все знают правильные шаги для отправки кампании. Если заинтересованная сторона осведомлена о том, что есть окончательный раунд QA перед фактической отправкой, они с большей вероятностью будут уважать этот шаг, вместо того, чтобы пропустить его и утверждать невежество. Это также помогает, по крайней мере, с достаточно большими командами, иметь выделенные роли для каждой части процесса производства электронной почты, включая отправку кампаний. Имея кого-то в команде, кто проверяет списки подписчиков, сегментацию, проверки спама и т. д. перед нажатием кнопки отправки, может остановить большинство проблем, которые возникают в результате спешки. Если заинтересованная сторона регулярно действует в одиночку и отправляет кампании до того, как они будут готовы, ограничение их возможности нажать кнопку отправки, вероятно, необходимо. Как только вы почувствуете, что информация, необходимая вам в брифе, это хорошая идея иметь встречу с кем-либо, кто запрашивает электронные письма, чтобы представить им формат, показать, как это работает, дать примеры полезной и бесполезной информации и показать, как правильно отправить бриф. Как и во многих вещах в электронной почте, чем больше вы можете просвещать коллег и заинтересованных сторон, тем лучше.