4 признака того, что ваш процесс согласования email-рассылок снижает эффективность

Процесс — залог успеха. Это утверждение верно для всей работы с email-маркетингом, включая то, как бренды организуют процесс согласования новых писем.

Согласно отчету «State of Email Workflows» от Litmus, успешные email-программы на 32% чаще характеризуют свой процесс согласования как «умеренно строгий» (68,6% против 52,1%), в отличие от процессов, которые являются либо слишком обременительными, либо слишком слабыми. Маркетологи, чьи email-стратегии отличаются сложностью и проработанностью, также значительно чаще отмечают, что их процесс согласования является оптимально строгим (69,6% против 55,2%).

Ряд факторов может склонить чашу весов в сторону либо слишком громоздкого, либо слишком халатного процесса согласования:

## 1. Количество необходимых согласований

Необходимость участия двух-трех человек — это «золотая середина» для сбалансированного и адекватного процесса согласования. Если вовлечено больше людей, процесс становится излишне обременительным. Если только один человек — процесс становится слишком слабым.

В то время как у 47,1% маркетологов, считающих свой процесс согласования обременительным, письма утверждают 4 и более человек, среди тех, у кого процесс оптимален, таких лишь 25,5%. А маркетологи, характеризующие процесс как слишком слабый, более чем в два раза чаще (16,5% против 7,6%) имеют всего одного согласующего.

В компаниях со штатом 500 и более сотрудников письма одобряют в среднем 3,3 человека, по сравнению с 2,9 в более мелких компаниях. Таким образом, крупные компании подвержены большему риску излишней вовлеченности сотрудников.

## 2. Необходимость согласования с топ-менеджментом

Вовлечение руководителей высшего звена в процесс согласования email-писем обычно его тормозит. Маркетологи, оценивающие процесс как оптимальный, реже привлекают VP и C-level руководителей, чем те, у кого процесс считается обременительным (22,2% против 34,8%).

Статус согласующих не является определяющим фактором для программ с излишне слабыми процессами согласования.

## 3. Частота изменений в последнюю минуту

Внесение правок в самый последний момент часто указывает на разбалансированность процесса согласования. Это признак того, что процесс либо слишком сложен, либо слишком вседозволен.

Чуть более 22% маркетологов с оптимальным процессом отмечают, что правки в последнюю минуту вносятся часто или всегда. В то же время среди маркетологов с обременительным процессом этот показатель составляет 58,4%, а среди тех, у кого процесс слишком слабый — 44,6%.

## 4. Время на согласование

Утверждение писем непосредственно перед датой отправки может свидетельствовать о слишком слабом процессе. Только 32,4% маркетологов с оптимальным процессом отправляют письма в тот же день, когда они были утверждены, тогда как 42,0% маркетологов со слабым процессом имеют такой же короткий цикл обработки. Хотя быть быстрыми и гибкими — это хорошо, не стоит становиться настолько быстрыми, чтобы действовать опрометчиво.

С другой стороны, длительное время согласования не воспринимается маркетологами как обременительное. На самом деле, специалисты с «оптимально строгим» процессом чаще имели время согласования 2 и более дней, чем те, у кого процесс считается тяжелым (23,1% против 21,9%).

## Создание оптимально строгого процесса согласования

Цель каждой email-программы — создать процесс, который не настолько гибок, чтобы быть безрассудным, и не настолько строг, чтобы подавлять работу. «Правильный» процесс согласования:

* **Включает двух или трех согласующих.** Крупным компаниям, склонным к привлечению большого количества людей, стоит стремиться ограничиться тремя специалистами.

* **Минимизирует вовлечение VP и C-level руководителей.** Это особенно важно для рутинных ежедневных рассылок. Однако исключительные, знаковые письма — например, запуск крупного нового продукта — могут потребовать внимания топ-менеджмента.

* **Делает правки в последнюю минуту редким явлением.** Правки в последний момент неизбежны и случаются довольно часто (только 2,6% брендов с оптимальными процессами сообщают, что это никогда не происходит). Важно просто не делать это нормой.

* **Обеспечивает утверждение писем как минимум за день до даты отправки.** Если вы допускаете согласование в день отправки, рассмотрите правило «X часов»: ждите определенное количество времени после утверждения, прежде чем отправить письмо. Это дает дополнительное время для финальной проверки и позволяет свежим взглядом заметить потенциальные ошибки, пока вы заняты другими задачами.

Используйте эти данные, чтобы провести аудит собственного процесса согласования и внести улучшения, гарантирующие, что он останется гибким, но при этом строгим.